Office Manager - #2148618

We offer an opportunity you simply won’t find anywhere else. In less than four years, Mileway has grown into Europe’s leader in last mile logistics real estate, with a 550-plus team across more than twenty offices in ten countries.

Wir suchen eine*n proaktive*n Büroleiter*in mit fließenden Englischkenntnissen, der*die uns auf unserem Abenteuer an unserem Standort in der Frankfurter Innenstadt begleitet. Du wirst Teil eines jungen, dynamischen Teams und arbeitest mit Kolleginnen und Kollegen aus aller Welt zusammen. Während wir gemeinsam unsere Position als Marktführer für die Logistik der letzten Meile festigen und unser deutsches Portfolio aufbauen, berichtest du direkt an den Country Director für Deutschland.

Dies ist eine außergewöhnliche Gelegenheit, deine eigene Position aufzubauen und zu gestalten. Der*die ideale Kandidat*in unterstützt seine*ihre Kolleg*innen, ist versiert im Multitasking und verfügt über ausgezeichnete soziale Kompetenzen sowie einen unwiderstehlichen Tatendrang. Du agierst als Verbindungsstelle zwischen unserem Asset-Management-Team, indem du administrative Unterstützung leistest, wo sie benötigt wird, dich um das Tagesgeschäft kümmerst und alles tust, was erforderlich ist, um unsere Show in Gang zu halten. Du unterstützt Manager*innen bei Verwaltungs- und Büroaufgaben, damit sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und täglich mit unserem Hauptsitz in Amsterdam in Kontakt bleiben können.

Als Büroleiter*in bei uns sorgst du dafür, dass Verträge und Vereinbarungen vorbereitet werden und unser Archiv sorgfältig gepflegt wird. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Tagesordnungen und planst und bereisest Besprechungen und Präsentationen vor, während du gleichzeitig für die Verwaltung von E-Mails und Telefonaten und die Buchung von Reisen verantwortlich bist. Haben wir vergessen zu erwähnen, dass Organisation und Multitasking das A und O sind?

Arbeiten bei Mileway

Wir bieten eine Gelegenheit, die Sie sonst nirgendwo finden. Mileway wurde 2019 gegründet und hat sich schnell zum europäischen Marktführer für Last-Mile-Logistikimmobilien entwickelt, mit einem Team von über 550 Mitarbeitern in mehr als zwanzig Büros in 11 Ländern. Mileway hatte sich von Anfang an zum Ziel gesetzt, ein Immobilienunternehmen der anderen Art zu sein, mit einer cloudbasierten IT-Infrastruktur und einem Team, das lokales Fachwissen mit den gebündelten Stärken einer europaweiten Präsenz verbindet.

Unsere Kultur ist schnelllebig und äußerst international, mit Teammitgliedern aus mehr als 50 Ländern, die unterschiedliche Perspektiven und eine „Can-Do“-Einstellung in alles, was wir tun, einbringen. Obwohl wir bereits viel erreicht haben, fangen wir gerade erst an – unser Ziel ist es, Europas führender Anbieter von Logistikimmobilien auf der letzten Meile zu sein, Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen, die Nachhaltigkeit voranzutreiben und die Städte von morgen zu gestalten. Um dorthin zu gelangen, leben wir nach unseren Werten: Drive, Trust, Grow, Together.

Wir bei Mileway glauben, dass Unternehmenswachstum durch die Unterstützung des Wachstums unserer gemeinsamen Fähigkeiten entsteht. Aus diesem Grund bieten wir ein internes Lern- und Entwicklungsprogramm an, bei dem persönliche, berufliche und geschäftliche Entwicklung Hand in Hand gehen und Ihnen dabei helfen, Ihren eigenen, einzigartigen Karriereweg zu gestalten. Sie werden in unserem Frankfurter Büro tätig sein. Obwohl wir eine flexible Herangehensweise an die Arbeit verfolgen, sehen unsere Richtlinien vor, dass wir drei Tage pro Woche im Büro arbeiten. Um dies zu unterstützen, stellen wir ein hochmodernes Technologiepaket bereit, damit Sie jederzeit in Verbindung bleiben.

Das sind Deine Aufgaben

• Du unterstützt den Country Director und sein Team im Tagesgeschäft, bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben. Du packst proaktiv bei der Geschäftsplanung und -organisation mit an und planst und priorisierst entsprechende Aufgaben.
• Du fungierst als Leiter*in des Frankfurter Büros und Hauptansprechpartner*in für Frankfurt/Deutschland, bearbeitest die Post, Bestellungen von Büromaterial und bis allgemein für einen reibungslosen Bürobetrieb verantwortlich
• Du erstellst und koordinierst Protokolle und Anweisungsschreiben für technische Anbieter Du überprüfst jegliche Dokumentation
• Du bis die tägliche Nahtstelle zu Hauptabteilungen wie Legal, Admin, HR usw
• Du bereitest Tagesordnungen vor und arrangierst interne und externe Team-Besprechungen
• Du arbeitest mit Büroleiter*innen in anderen Ländern und Standorten zusammen, um Reisen abzustimmen, die Kommunikation zu optimieren und ein Netzwerk aufzubauen und zu pflegen
• Du überprüfst laufend Betriebspraktiken und -abläufe. Du erkennst Möglichkeiten und kannst diese umsetzen, zum Beispiel im Bereich Agendaplanung, Reisen, Governance, Berichtserstattungsverfahren und Ausgaben.

Das bringst Du mit

• Deine Erfahrung im Bereich Büromanagement oder auf einem ähnlichen Gebiet
• Sprachfähigkeiten. Für diese Rolle musst du fließend Deutsch sprechen und Englisch in Wort und Schrift perfekt beherrschen.
• Deine vorbildliche, proaktive Einstellung. Du fühlst dich in einem internationalen Umfeld wohl und kannst mit Stakeholdern auf allen Ebenen interagieren
• Ein hohes Maß an Organisationstalent. Du weißt, wie man Dinge anpacken muss. Du arbeitest deine To-do-Liste zügig ab.
• Du beherrschst im Idealfall MS Office (Outlook, Excel, Word und PowerPoint)
• Du bist in der Lage, immer drei Schritte vorauszudenken. Du kannst verschiedene Vorgänge miteinander verknüpfen und verstehst, wie sie voneinander abhängen und sich gegenseitig beeinflussen.
• Du bist kompetent im Bereich Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Deine positive Einstellung, deinen proaktiven Tatendrang und deine Problemlösungskünste. Du kannst in einem hektischen und dynamischen Umfeld für Ordnung sorgen. Es liegt nicht nur in deiner Natur, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sondern du hast auch noch Spaß dabei!

Our vision is to be the number one gateway to urban communities. To get there, we live our values: Drive, Trust, Grow, Together.