Projektsteuerer (m/w/d) - #2729124

JSM Group Services Ltd.

DAS UNTERNEHMEN

Bei JSM Group liefern wir nicht nur Lösungen im Bereich Energie und Kommunikation – wir schaffen die Infrastruktur, die die Zukunft ermöglicht.

JSM Group wurde 1998 gegründet und ist ein führendes spezialisiertes Infrastruktur- und Engineering-Unternehmen, das komplexe Energie-, Digital- und Versorgungsinfrastrukturprojekte in Großbritannien und Europa realisiert. Unsere Projekte umfassen Hochspannungsinfrastruktur, Netzanschlüsse, Rechenzentren, erneuerbare Energien und weitere kritische Infrastrukturen.

Mit dem kontinuierlichen Ausbau unserer Präsenz in Deutschland und Europa sind ein effektives Dokumentenmanagement und eine strukturierte Informationsverwaltung entscheidend für eine sichere, regelkonforme und effiziente Projektabwicklung.

DAS TEAM

Unser Bereich Document Control spielt eine wichtige Rolle dabei, sicherzustellen, dass Projekt- und Unternehmensinformationen korrekt, sicher, nachvollziehbar und zur richtigen Zeit für die richtigen Personen zugänglich sind.

Im Rahmen unseres weiteren Wachstums suchen wir einen Projektsteuerer, der unsere Teams dabei unterstützt, hohe Standards im Bereich Dokumentenmanagement, Compliance und Informationsverwaltung im gesamten Unternehmen sicherzustellen.

Sie arbeiten eng mit Projektteams und verschiedenen Fachbereichen zusammen, um sicherzustellen, dass Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus ordnungsgemäß verwaltet werden und die erforderlichen Prozesse und Standards konsequent eingehalten werden.

IHRE AUFGABE

Als Projektsteuerer sind Sie für die Steuerung und Verwaltung von Dokumentenprozessen und -systemen verantwortlich. Sie stellen sicher, dass Aufzeichnungen, Dateien und Projektdokumentationen korrekt gepflegt, sicher gespeichert und für die relevanten Stakeholder zugänglich sind.

Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung unserer Document-Control-Standards, unterstützen Compliance-Anforderungen und stellen sicher, dass Dokumente ordnungsgemäß geprüft, freigegeben, verteilt, archiviert und bei Bedarf wieder abgerufen werden können.

SO SIND SIE ERFOLGREICH

In dieser Position sind Sie erfolgreich, wenn Sie strukturiert, detailorientiert und proaktiv arbeiten und über ein ausgeprägtes Verständnis für Document Control und Informationsmanagement verfügen.

Sie zeichnen sich aus durch:

• Sorgfalt und Detailgenauigkeit – Sie stellen sicher, dass Dokumente korrekt, vollständig und gemäß den erforderlichen Standards gepflegt werden.
• Organisationstalent – Sie können mehrere Dokumente, Projekte, Fristen und Prioritäten effizient koordinieren.
• Prozessorientierung – Sie verstehen die Bedeutung einheitlicher Dokumentenkontrollprozesse und eines strukturierten Versionsmanagements.
• Kommunikationsstärke – Sie arbeiten effektiv mit Projektteams und verschiedenen Fachbereichen zusammen, um Anforderungen zu verstehen und Probleme zu lösen.
• Proaktives Handeln – Sie erkennen Lücken oder potenzielle Probleme frühzeitig und ergreifen Maßnahmen, bevor diese die Projektabwicklung beeinträchtigen.
• Compliance-Bewusstsein – Sie verstehen die Bedeutung einer korrekten Dokumentation und der Einhaltung unternehmensinterner sowie branchenspezifischer Anforderungen.
• Teamfähigkeit – Sie arbeiten kooperativ mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen und tragen zu einem professionellen und einheitlichen Dokumentenmanagement bei.
  
  

IHRE AUFGABEN

Dokumentenkontrolle & -management

• Etablierung und Pflege von Document-Control-Prozessen und -Standards, um eine einheitliche Vorgehensweise im gesamten Unternehmen sicherzustellen.
• Verwaltung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) und Sicherstellung einer strukturierten, zugänglichen und aktuellen Dokumentenablage.
• Pflege von Dokumentenregistern, Aufzeichnungen und Ablagesystemen.
• Sicherstellung der korrekten Versionskontrolle und Einhaltung definierter Benennungskonventionen.
• Prüfung von Dokumenten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung der erforderlichen Standards.
• Sicherstellung der sicheren Speicherung von Dokumenten und des Zugriffs für autorisierte Stakeholder.
  
  

Dokumentenprüfung & Freigabe

• Koordination von Dokumentenprüfungs- und Freigabeprozessen.
• Nachverfolgung des Dokumentenstatus und Sicherstellung, dass Prüfungen und Freigaben innerhalb der vorgegebenen Fristen erfolgen.
• Überwachung der Dokumentenverteilung und des Dokumentenabrufs.
• Sicherstellung, dass überarbeitete oder veraltete Dokumente entsprechend gekennzeichnet und verwaltet werden.
• Pflege nachvollziehbarer Audit-Trails und vollständiger Dokumentenhistorien.
  
  

Unterstützung von Projekten & Stakeholdern

• Enge Zusammenarbeit mit Projektteams und internen Fachbereichen, um deren Anforderungen an das Dokumentenmanagement zu verstehen.
• Unterstützung und Beratung hinsichtlich Document-Control-Prozessen und -Systemen.
• Sicherstellung, dass Projektdokumentationen den relevanten Teams bei Bedarf zur Verfügung stehen.
• Unterstützung eines effizienten Informationsflusses zwischen den Projektbeteiligten.
• Identifikation und zeitnahe, professionelle Lösung von Problemen im Bereich Document Control.
  
  

Compliance & Aufzeichnungsmanagement

• Sicherstellung der Einhaltung der JSM-Richtlinien für Document Control sowie relevanter Branchenstandards und gesetzlicher Anforderungen.
• Pflege von Projekt- und Unternehmensarchiven gemäß den festgelegten Prozessen.
• Sicherstellung, dass veraltete oder überholte Unterlagen ordnungsgemäß archiviert oder entsorgt werden.
• Unterstützung bei Audits und Compliance-Aktivitäten durch die Bereitstellung vollständiger, korrekter und nachvollziehbarer Dokumentationen.
• Mitwirkung an der Etablierung und Aufrechterhaltung professioneller und einheitlicher Document-Control-Praktiken bei JSM.
  
  

DAS BRINGEN SIE MIT

Erforderliche Erfahrung

• Relevante Berufserfahrung im Bereich Document Control, Dokumentenmanagement oder Informationsmanagement.
• Fundiertes Verständnis von Prozessen, Verfahren und Best Practices im Bereich Document Control.
• Erfahrung im Umgang mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS).
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word und Excel.
• Gutes Verständnis von Versionskontrolle, Dokumentenregistern und dem Lebenszyklus von Dokumenten.
• Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Teams und Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Fristen in einem projektorientierten Umfeld einzuhalten.
  
  

Wünschenswerte Erfahrung

Erfahrung mit einer oder mehreren der folgenden EDMS- bzw. Projektmanagement-Plattformen ist von Vorteil:

• Procore
• Asite
• Aconex
• Viewpoint 4 Projects
• BIM 360
  
  

Berufserfahrung in den Bereichen Bau, Engineering, Infrastruktur, Versorgungswirtschaft, Energie oder einem anderen projektorientierten Umfeld ist ebenfalls von Vorteil.

Ein Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Informationsmanagement oder einem verwandten Fachbereich ist wünschenswert.

Kenntnisse branchenspezifischer Standards, Vorschriften und Compliance-Anforderungen im Bereich Document Control sind ebenfalls von Vorteil.

WARUM JSM?

Dies ist eine spannende Zeit, Teil von JSM zu werden, während wir unsere Aktivitäten in Deutschland und Europa weiter ausbauen.

Als Document Controller leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Umsetzung komplexer Infrastrukturprojekte und unterstützen gleichzeitig den Aufbau und die Weiterentwicklung effektiver Document-Control-Prozesse im Zuge unseres Unternehmenswachstums.

Wir bieten Ihnen:

• Die Möglichkeit, in einem wachsenden internationalen Infrastrukturunternehmen tätig zu sein.
• Einblicke in komplexe Energie-, Infrastruktur- und Engineering-Projekte.
• Die Möglichkeit, zur Weiterentwicklung von Document-Control-Prozessen und -Standards beizutragen.
• Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld.
• Möglichkeiten zum hybriden Arbeiten.
• Kontinuierliche fachliche und technische Weiterentwicklung.
• Die Möglichkeit, mit modernen Dokumentenmanagementsystemen und Projekttechnologien zu arbeiten.
  
  

UNSERE VISION & WERTE

Unsere Vision

• Ein Arbeitgeber der Wahl zu sein.
• Der vertrauenswürdigste Anbieter von Infrastruktur- und Versorgungsdienstleistungen zu sein.
• Sichere und nachhaltig effiziente Versorgungsnetze zu realisieren.
  
  

Unsere Werte

Unsere Werte bilden die Grundlage unserer täglichen Arbeit:

Integrität | Respekt | Kontinuierliche Verbesserung | Verantwortung | Vielfalt & Inklusion | Zusammenhalt

Wir suchen eine Person, die diese Werte in der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, im Umgang mit Informationen und bei der Unterstützung unserer Projekte lebt.

DAS BIETEN WIR IHNEN

• Attraktive und wettbewerbsfähige Vergütung
• Mentoring- und Coaching-Programme
• 30 Tage Jahresurlaub zzgl. gesetzlicher Feiertage
• 2 bezahlte Tage für ehrenamtliches Engagement pro Jahr
• Hybrides Arbeitsmodell
• Kontinuierliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, einschließlich technischer und kaufmännischer Kompetenzen
  
  

GLEICHBEHANDLUNG & CHANCENGLEICHHEIT

JSM Group Services Ltd. ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und keine Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand oder eingetragener Lebenspartnerschaft, Schwangerschaft oder Mutterschaft, Geschlechtsangleichung, ethnischer oder nationaler Herkunft, Hautfarbe, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Behinderung oder Alter duldet.

Unser Anspruch ist es, die individuellen Unterschiede und die Vielfalt unserer Mitarbeitenden zu respektieren und wertzuschätzen und allen die Möglichkeit zu geben, sich sowohl beruflich als auch persönlich weiterzuentwickeln und ihren Beitrag zu unserem gemeinsamen Erfolg mit Stolz zu leisten.

Wir sind überzeugt, dass alle personalbezogenen Entscheidungen auf Grundlage der individuellen Fähigkeiten, Kompetenzen, Leistungen und des Verhaltens sowie der geschäftlichen Anforderungen getroffen werden sollten.

JSM verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber jeglicher Form von Diskriminierung.

At JSM Group, we are a leading specialist infrastructure engineering company. We design and install the complex power networks, digital infrastructure and specialist systems a future-focused worldwide marketplace needs.

From High-Power grid connections to Critical Utilities. Data Centres to Renewable Energy, our full turnkey solution teams manage the full scope to help advise and deliver complex infrastructure projects at speed, on time and with reduced legislation, technical and commercial risks.