Assistenz zweier Vizepräsident*innen (m/w/d) - #2781922

Über uns:Die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main ist mit etwa 41.000 Studierenden und rund 7.000 Beschäftigten eine der größten Hochschulen in Deutschland. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet und seit 2008 wieder in der Rechtsform einer Stiftung verfügt die Goethe-Universität über ein hohes Maß an Autonomie, fachlicher Vielfalt und Innovationsfähigkeit. Als Volluniversität bietet die Goethe-Universität an derzeit fünf Standorten 159 Studiengänge in 16 Fachbereichen an, besitzt eine herausragende Forschungs- und Drittmittelstärke und ist in vielfältigen Interaktionen durch ihre Wissenschaftler*innen eng mit der Gesellschaft verknüpft. Darüber hinaus ist die Goethe-Universität innerhalb des Verbundes der Rhein-Main-Universitäten (RMU) eingebettet Das Leitungsbüro der Goethe-Universität unterstützt den Präsidenten und das Präsidium bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben. Als zentrale Schnittstelle innerhalb der Universität koordiniert es organisatorische und administrative Abläufe, bereitet Entscheidungen vor und begleitet die Umsetzung wichtiger Vorhaben. Dabei arbeitet das Team eng mit den Fachabteilungen, Fachbereichen und weiteren Einrichtungen der Universität sowie externen Partnern zusammen.Aufgaben:

• Eigenständige Büroorganisation für zwei Vizepräsident*innen einschließlich Terminmanagement, Korrespondenz und Bearbeitung von Anfragen
• Termin- und Reiseplanung in deutscher und englischer Sprache sowie Vorbereitung der zugehörigen Abrechnungs- und Buchungsvorgänge
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Videokonferenzen, Veranstaltungen und Gremienterminen
• Koordination mit Fachbereichen, zentralen Einrichtungen, externen Partner*innen und den weiteren Vorzimmern
• Zusammenstellung terminrelevanter Unterlagen sowie Erstellung von Übersichten, Vermerken, Synopsen und Präsentationen
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Übernahme ausgewählter Sonder- und Querschnittsaufgaben

Qualifikationen:

• Wir erwarten:
• Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich oder nachweislich vergleichbare Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvoller Büroorganisation, im Office-Management oder in der Assistenz von Führungs- bzw. Leitungspersonen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie einen sicheren, adressatengerechten schriftlichen und mündlichen Ausdruck
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise, sichere Priorisierung auch bei kurzfristig wechselnden Anforderungen sowie Diskretion und Verlässlichkeit
• Sicheres, serviceorientiertes Auftreten gegenüber unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen, auch auf Leitungs- und Führungsebene, sowie Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Outlook und PowerPoint) sowie die Fähigkeit, sich rasch in weitere digitale Arbeits- und Informationssysteme einzuarbeiten
• Von Vorteil sind außerdem:
• Kenntnisse universitärer Strukturen, Gremien, Zuständigkeiten und Verwaltungsabläufe sowie berufliche Erfahrungen im Wissenschaftsmanagement; Erfahrungen aus anderen komplexen Organisationen werden gleichermaßen berücksichtigt
• Kenntnisse einschlägiger hochschul- und haushaltsrechtlicher Regelungen (z. B. HessHG, LHO, WissZeitVG sowie universitäre Ordnungen und Richtlinien); die Bereitschaft und Fähigkeit zur zügigen Einarbeitung setzen wir voraus
• Erfahrungen mit Datenbanken, Dokumentenmanagementsystemen und Kollaborationsplattformen
• Kenntnisse im Projekt- und Veranstaltungsmanagement sowie in der Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen

Weitere Informationen:Die Goethe-Universität bietet Ihnen als familienfreundliche Arbeitgeberin u. a. flexible Arbeitszeitmodelle, einen eigenen Tarifvertrag (inkl. Kinderzuschlag) und derzeit ein kostenfreies LandesTicket Hessen für den öffentlichen Nahverkehr. Der Arbeitsplatz ist angesiedelt auf dem Campus Westend, einem der modernsten und schönsten Campusstandorte Deutschlands, im Herzen der Stadt Frankfurt am Main, mit einem parkähnlichen Umfeld sowie einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr Die Goethe-Universität setzt sich aktiv ein für Chancengerechtigkeit, Familienfreundlichkeit und Diversität. Um die Vielfalt unterschiedlicher Lebenswelten und Erfahrungen an der Universität zu stärken, freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte und Zugehörigen anderer bisher unterrepräsentierter Gruppen. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Sind Frauen in dem Fachbereich/der zentralen Einrichtung unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.