Office Manager (m/w/d) - #2634731

Wir wachsen und brauchen eine:n Macher:in im Hintergrund – jemanden, der/die den Laden am Laufen hält, Verantwortung übernimmt und ohne den/die wir schlicht nicht funktionieren.

Aufgaben

• Du hältst den Betrieb am Laufen: Büroorganisation, Materialbeschaffung, Postkoordination und alle wiederkehrenden administrativen Aufgaben liegen in Deiner Hand


• Du verantwortest On- und Offboardings von Mitarbeiter:innen – von der Technikeinrichtung über Systemeinführungen bis zur Geräterückgabe


• Du übernimmst HR-Administration: Arbeitsverträge, Bewerberkommunikation, Jubiläen und die Organisation von Teamevents


• Du bist unsere QM-Beauftragte:r: Du bereitest Audit-Unterlagen vor, führst das jährliche Audit durch und stellst die Zertifizierung sicher


• Du managst die AVGS-Abwicklung inkl. Kommunikation mit Ämtern und Maßnahmenummernänderungen sowie die Rechnungsstellung


• Du pflegst unsere Systeme u.a. – HubSpot, OneDrive, DATEV, und weitere – und bist erste Anlaufstelle, wenn etwas nicht läuft


• Du unterstützt die Geschäftsführung bei strategischen Einzelprojekten und allem, was sonst anfällt

Qualifikation

• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer ähnlichen Rolle mit breitem Aufgabenspektrum


• Software Affinität, versierter Umgang mit CRM Systemen, MS Office etc.


• Du behältst den Überblick, auch wenn fünf Dinge gleichzeitig passieren – und priorisierst ohne Aufforderung


• Erfahrung mit HubSpot, DATEV oder MS OneDrive ist ein Plus


• Du bist zuverlässig, diskret und kommunizierst klar – nach innen wie nach außen


• Du brauchst kein Micromanagement – Du erkennst selbst, was zu tun ist, und erledigst es


• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise


• Hohe Eigeninitiative sowie hohes Maß an Selbstorganisation

Benefits

Was Dich bei uns erwartet

• Hybrides Arbeiten: Mittwoch und Donnerstag vor Ort in Frankfurt am Main – die übrigen Tage work from anywhere


• Eine Rolle mit echter Verantwortung – Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung


• Ein eingespieltes Team mit direkter, wertschätzender Kultur und kurzen Entscheidungswegen


• Moderne Arbeitsumgebung mit Tools, die wirklich helfen


• Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen

Kein klassisches Anschreiben nötig. Schreib uns kurz, welche konkreten Schnittmengen Du zwischen Deinem Profil und der Rolle siehst – direkt und auf den Punkt. :-)

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!